東海大學圖書館電子紀錄調閱及複製要點

東海大學圖書館電子紀錄調閱及複製要點

111年11月15日圖委會通過
112年4月20日圖書暨資訊委員會議通過
112年12月6日第112-09次行政會議備查

一、

東海大學圖書館(以下簡稱本館,包含管院分館,不含各系系館)為健全本館電子紀錄處理、利用之一致性並兼顧讀者權益,特訂定本要點。

二、

本要點所稱之電子紀錄包含本館錄影監視紀錄、門禁通行紀錄、館藏借閱及空間借用紀錄等。

三、

本要點用詞定義如下:
(一)    調閱:指操作相關系統,進行搜尋或回放錄影影像資料之行為。
(二)    複製:指調閱時所進行之擷取、匯出資料或錄影影像資料之行為。
(三)    上班時間:周一至週五上午8時至下午5時(不含例假日);寒暑假上班時間另訂。
(四)    個資專人:指本館於本校個人資料保護推動委員會工作小組登錄之專責人員。

四、

調閱及複製事由以公務、公共安全、治安事件、刑事調查、個人人身及財物安全為原則,不提供個人目的查詢或學術研究之用,避免侵犯個人隱私及違反個人資料保護法相關規定(合於個人資料保護法利用要件者除外)。

五、

本館錄影監視系統,資料有效調閱期限十天。如超過儲存期限、設備異常無法調閱或非監視範圍內,則不予提供。申請人得於事故發生日起七日內提出調閱申請。 

六、

門禁通行紀錄、館藏借閱及空間借用紀錄有效調閱期限為六個月;如超過儲存期限,或因設備異常無法調閱,則不予提供。

七、

調閱或複製本館電子紀錄資料,應依下列方式辦理:
(一)    校內單位或人員:本校各單位或教職員工生,因涉及個人權益維護,必要時應先行向校安中心報備,填具電子紀錄調閱申請單(以下簡稱申請單),敘明案由及指明特定調閱時段,於本館上班時間向承辦人員提出。調閱時需由校安人員陪同並不得有側錄行為。如需複製資料,須由校安中心以公文簽請館長核可後,由本館專責人員統一回覆。
(二)    警察機關:本館讀者為主張或維護其法律上利益時,得向警察機關報案後,由警察機關以公文向本校申請電子紀錄複製,學校同意後函覆。
(三)    司法機關:司法機關為民事或刑事案件調查,得以由檢調機關以公文向學校提出申請電子紀錄複製,學校同意後函覆。

八、

複製本館電子紀錄應配合本校個人資料檔案安全維護作業手冊規範,填具個人資料交付表,遵守本校資訊暨個資保護相關規範,不得逾越蒐集目的外之處理及利用行為,並於蒐集目的消失後銷毀。有繼續保存之必要者,須於個人資料交付表敍明理由並具結證明。承辦人如有不當使用或洩密情事,須負相關法律責任。

九、

複製本館之電子紀錄僅由申請單位持有及使用,不得交付當事人或轉傳第三人持有及使用。

十、

本館僅就申請單所載資料範圍及內容協助調閱或複製資料,不涉入內容解釋或司法案件調查程序。

十一、

本要點如有未盡事宜,悉依本校相關規定辦理。

十二、

本要點經圖書暨資訊委員會通過,行政會議備查後實施。